Zeitmanagement

Ein Tipp der Akademie für Marketing und Betriebswirtschaft

Zeitmanagement muss als ein Instrument gesehen werden, mit dem die zur Verfügung stehende Zeit sinnvoll und optimal genutzt wird. Dafür sind Arbeitstechniken entwickelt worden, durch deren gezielte Anwendung zwar nicht mehr Zeit erreicht wird, aber in einer bestimmten Zeitspanne mehrere und wichtigere Arbeiten erledigt werden können. Der Begriff Zeit sparen bedeutet dabei, durch schneller erledigte Aufgaben weitere Tätigkeiten, ob beruflicher oder privater Art, in Angriff nehmen zu können.

Ein weiterer Punkt des Zeitmanagements ist es, eindeutige Unterscheidungen zwischen wichtigen und dringenden Arbeiten zu treffen, denn wichtige Dinge sind selten dringend und dringende Dinge sind selten wichtig.

Nach volkswirtschaftlichen Berechnungen werden aufgrund diverser Fehlplanungen nur 30-40% des menschlichen Leistungspotenzials erreicht, folglich muss man davon ausgehen, dass ein Prozentsatz in ähnlicher Größe auch für den einzelnen Menschen in seinem ganz privaten Leben gilt.

Auch Sie können durch Selbstmanagement das eigene Leben zielgerichteter und vor allem wirkungsvoller gestalten.

Ihr Leitspruch sollte sein:

"Ich will meine Arbeit beherrschen und sie nicht mich!"

Zeitplanung

Zeit steht nicht grenzenlos zur Verfügung, sodass Sie im eigenen Sinne verantwortungsvoll mit ihr umgehen sollten. Alles, was nicht durch Doppelaktivitäten, Leerlauf, Fehlplanungen usw. verloren geht, kommt Ihnen selbst zugute. Deshalb ist eine gute Zeitplanung ein ganz entscheidender Schritt in der Bewältigung Ihrer Aufgaben.

Planen Sie schriftlich und entlasten Sie damit Ihr Gedächtnis. Durch die Kontrolle anhand Ihrer Aufzeichnungen geht Ihnen nichts verloren.

Stellen Sie Tagespläne für jeden Tag gesondert auf und halten Sie diese konsequent ein. Üben Sie zuerst das Erstellen von Tagesplänen, bis Sie zu Wochen- und Monatsplänen übergehen. Solange Sie Schwierigkeiten haben, Tagespläne zu entwerfen und einzuhalten, geht das bei mittel- und langfristigen Terminen erst recht nicht.

Entscheidend für einen Plan ist nicht der geleistete Aufwand, sondern das erreichte Ergebnis. Deshalb müssen die zu erbringenden Leistungen primär durch das Ziel definiert werden.

Wenn die Situation es erfordert, müssen Sie Ihren Plan korrigieren oder umzustellen. Mit hartnäckigem Festhalten an Plänen erreichen Sie oft das Gegenteil von dem, was Sie erreichen wollten.

Zeitabweichungen können als Zeitverlust oder Zeiteinsparung auftreten. Zeitverluste sollten so schnell wie möglich ausgeglichen und nicht ewig vor sich her geschoben werden, Zeiteinsparungen können dem Projekt entgegenkommen oder für die Abarbeitung von Routinearbeiten genutzt werden.

Planungszeit sollte nicht als vertane Zeit angesehen werden. Ergebnisse aus der Praxis zeigen immer wieder, dass eine gewissenhafte und dadurch längere Planungsphase am Ende deutliche Zeitgewinne mit sich bringt.